KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ NASIL YAPILMALIDIR
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ NASIL YAPILMALIDIR
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilglili mevzuata göre veri sorumlularının bir takım yükümlülükleri bulunmaktadır. Bu yükümlülüklerden birisi de, Kanunun 10 uncu maddesinde düzenlenen aydınlatma yükümlülüğüdür. Aydınlatma yükümlülüğü, kişisel veri işlemenin hukuka uygun şekilde yerine getirilebilmesi için olmazsa olmaz bir şarttır.
Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi, ilgili kişinin talebine bağlı bir yükümlülük değildir. Ayrıca veri sorumlusu, kişisel veri işlerken ilgili kişinin açık rızasının ya da diğer kişisel veri işleme şartlarından birinin bulunması durumlarının her birinde aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmelidir. Çünkü aydınlatma yükümlülüğü, gerek açık rıza gerekse de Kanunda sayılan diğer kişisel veri işleme şartlarından bağımsız olarak her durumda yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür.
Veri sorumlularının Kanunda belirtilen yaptırımlarla karşılaşmamaları için aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirirken belli başlı hususlara dikkat etmesi gerekmektedir:
a) Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusuna aittir.
b) Aydınlatma yükümlülüğü
, kişisel verilerin ilgili kişiden elde edilmesi esnasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişilerce yerine getirilmelidir.
c) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında yapılacak bilgilendirmenin asgari olarak, Kanunun 10 uncu maddesinde yer alan “veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile Kanunun 11 inci maddesinde sayılan ilgili kişi hakları” hususları içermesi gerekmektedir.
d) 10.03.2018 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’e göre; kişisel verilerin fiili imkânsızlık veya ilgili kişiye ulaşılamaması nedeniyle ilgili kişiden elde edilmemesi durumunda ise, kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde veya kişisel verinin ilgili kişiyle iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda ilk iletişim kurulması esnasında, kişisel verilerin aktarılacak olması halinde ise, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada ilgili kişiye yönelik aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi gerekmektedir.
e) Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken açıklanacak olan kişisel veri işleme amacının, işleme faaliyeti ile sınırlı, belirli, açık ve meşru olması gerekmektedir. Gelecekte gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için kişisel verilerin işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadeler kullanılmamalıdır.
f) Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken kullanılacak metinlerde anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılmalıdır. Ayrıca genel nitelikte, muğlak, eksik, yanıltıcı ve yanlış bilgilere yer verilmemelidir.
g) “İşleme amacı” ile “hukuki sebep”in aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken ilgili kişilere yapılacak bildirimde yer alması gereken ayrı ayrı unsurlar olduğu ve veri toplamanın “hukuki sebebi” ifadesiyle, kişisel verilerin Kanunun 5 ve 6 ncı maddelerinde belirtilen işleme şartlarından hangisine dayanılarak işlendiğinin kastedildiği unutulmamalıdır.
h) İşleme faaliyeti ile sınırlı olmayan, veri sorumlusu için genel veri işleme belgesi niteliğinde olan gizlilik politikaları veya veri işleme politikaları, aydınlatma metinleri olarak kullanılmamalıdır.
i) Aydınlatmanın kolayca erişilebilir ve fark edilebilir olmasına dikkat edilmeli, ilgili kişilerin aydınlatmaya erişimini zorlaştıracak yöntemler kullanılmamalıdır.
j) Kişisel verilerin aktarımının söz konusu olduğu durumlarda, aktarımın amacına ve aktarılan alıcı grubu ya da gruplarına aydınlatmada ayrıca yer verilmelidir.
k) Katmanlı aydınlatma yöntemi tercih ediliyorsa, ilgili kişilerin ayrıntılı bilgi için başka bir mecraya yönlendirilmesinden önce, ilk aşamada temel bilgilerin (örneğin veri sorumlusunun kimliği ve veri işlemenin amacı) sunulduğundan emin olunmalı, yönlendirilen metinlerin işleme faaliyeti ile sınırlı içeriğe sahip olduğuna dikkat edilmelidir.
Bu kapsamda veri sorumlularının, aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirirken 6698 sayılı Kanun, Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Tebliği ile Kurul kararlarına göre hareket edilmesi gerekmektedir.